Due-Diligence-Checkliste: So optimiert ein virtueller Datenraum Due-Diligence-Prozesse

Due Diligence ist ein unverzichtbarer Bestandteil von M&A-Transaktionen und anderen geschäftlichen Entscheidungen, bei denen es darum geht, ein tiefes Verständnis von Unternehmen und ihren Vermögenswerten zu erlangen. Sie dient dazu, den Betrieb oder das Projekt gründlich zu untersuchen und die Risiken und Chancen abzuschätzen, die damit verbunden sind. Dabei werden zahlreiche Dokumente und Informationen benötigt, die in einem virtuellen Datenraum sicher und bequem hinterlegt, eingesehen und ausgetauscht werden können. In diesem Artikel befassen wir uns mit dem Konzept der Due Diligence im virtuellen Datenraum und zeigen, wie ein solcher bei der Durchführung von komplexen Kauf- und Prüfprozessen helfen kann. Dazu bieten wir Ihnen Hilfestellung in Form unserer kostenlosen Due-Diligence-Checkliste.

Was ist eine Due Diligence?

Die Due-Diligence-Prüfung – oft einfach verkürzt zu Due Diligence – ist eine sorgfältige Prüfung eines Unternehmens oder Projekts, bevor es zu einem Vertragsabschluss kommt. Der Begriff entstammt dem englischen Rechts- und Geschäftsjargon und bedeutet wörtlich übersetzt „angemessene Sorgfalt“.

Warum macht man eine Due Diligence?

Eine Due Diligence wird durchgeführt, um eine gründliche Prüfung und Analyse eines Unternehmens oder einer Geschäftsgelegenheit durchzuführen, bevor eine Investition oder ein Geschäftsabschluss getätigt wird.

Sie ermöglicht es potenziellen Investoren oder Käufern, alle relevanten Informationen zu sammeln und Risiken sowie Chancen genau zu bewerten. Durch eine Due Diligence können potenzielle Probleme oder Unstimmigkeiten aufgedeckt werden, was dazu beiträgt, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Es gibt verschiedene Anlässe für eine Due-Diligence-Prüfung:

• Mergers & Acquisitions (Unternehmenstransaktionen)
• Steuer- und Betriebsprüfungen
• Jahresabschlussprüfungen
• Investitionen
• Rechtliche Klagen
• Interne Richtlinien
• etc.

Welche Arten von Due Diligence gibt es?

Je nach Anlass und Zweck der Prüfung unterscheidet man verschiedene Arten der Due Diligence, darunter die folgenden:

• Mit Hilfe der Financial Due Diligence wird die finanzielle Situation des Unternehmens gründlich durchleuchtet. Das umfasst Ertrag, Vermögen sowie Liquidität, aber auch die Finanzierungsstruktur, eventuelle Verbindlichkeiten und viele weitere Positionen.
  
• Die Tax Due Diligence stellt wie die Financial Due Diligence einen zentralen Bestandteil einer Unternehmenstransaktion dar. Sie dient dazu, die steuerrechtliche Situation und Perspektive des Zielunternehmens zu untersuchen.
  
• Die Commercial Due Diligence dient der Analyse des Marktes und sowie der Prüfung des Zielobjekts aus Kunden- und Wettbewerbssicht. Sie beschäftigt sich mit dem Geschäftsmodell und der Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens.
  
• Im Zentrum der Legal Due Diligence steht die Prüfung der rechtlichen Situation eines Unternehmens. Das umfasst bestehende Verträge, gesellschafts- und kartellrechtliche Themen, eventuelle Rechtsstreitigkeiten sowie Schutz-, Marken- und Patentrechte.
  
• Die Operational Due Diligence bewertet Risiken und Potenziale der Operationen des Zielunternehmens. Im Mittelpunkt stehen Engineering, Lieferkette und Produktion.

Wie lange dauert eine Due Diligence und was kostet sie?

Die Dauer einer Due Diligence hängt von mehreren Faktoren ab, wie beispielsweise der Komplexität des Unternehmens, dem Umfang der zu prüfenden Informationen und der Verfügbarkeit der erforderlichen Daten. In der Regel dauert eine Due Diligence mehrere Wochen bis mehrere Monate. Es ist wichtig, genügend Zeit einzuplanen, um eine gründliche Untersuchung durchzuführen und mögliche Risiken oder Probleme aufzudecken.

Die Kosten einer Due Diligence können je nach Umfang und Komplexität der zu prüfenden Transaktion variieren; außerdem spielen auch die Branche, die Größe des zu prüfenden Unternehmens und spezifische Anforderungen an den Prüfungsprozess eine Rolle. In der Regel fallen Kosten für externe Berater, Anwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere Fachleute an, die bei der Durchführung der Prüfung helfen. Ein weiterer Faktor sind etwa Mietkosten für einen physischen Datenraum. Dieser wurde vor allem in der Vergangenheit häufig verwendet, um vertrauliche Informationen und Dokumente sicher zu speichern und potenziellen Investoren oder Käufern kontrolliert Zugang zu gewähren. Mit virtuellen Datenräumen lassen sich die Prozesse jedoch wesentlich sicherer, effektiver und zudem günstiger gestalten.
In jedem Fall ist es ratsam, im Voraus klare Vereinbarungen über die Kostenstruktur und das Budget für die Due Diligence zu treffen.

Wer führt die Due Diligence durch?

Eine Due Diligence wird typischerweise von einem Team aus Fachexperten und Beratern durchgeführt. Dies können interne Mitarbeiter des investierenden oder erwerbenden Unternehmens sein, die über spezifisches Fachwissen verfügen, sowie externe Berater wie Rechtsanwälte, Buchprüfer, Steuerberater oder Unternehmensberater. Das Team wird je nach den spezifischen Anforderungen der Due Diligence zusammengestellt, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte gründlich geprüft werden.

Hilfestellung bei Ihrer Due Diligence erhalten Sie mit unserer kostenlosen Checkliste „Due Diligence: Darauf müssen Sie bei einer Due Diligence-Prüfung achten“.

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• welche Anforderungen eine Due-Diligence-Prüfung mit sich bringt
• welche Dokumente Sie für Ihre Due Diligence parat haben sollten und
• wie ein virtueller Datenraum Sie bei der Prüfung unterstützen kann.

Due-Diligence-Checkliste: Herausforderungen bei der Due Diligence

Die Durchführung einer Due Diligence kann mit zahlreichen Herausforderungen verbunden sein.

• Zeitdruck: Eine Due Diligence muss oft in kurzer Zeit durchgeführt werden, damit sich der Zeitplan der Transaktion einhalten lässt. Dies kann zu einer Herausforderung werden, da es wichtig ist, gründlich zu sein und keine wichtigen Informationen zu übersehen.
• Informationsbeschaffung: Es kann schwierig sein, alle notwendigen Informationen von einem Zielunternehmen zu erhalten, insbesondere wenn es sich um ein Unternehmen in privater Hand handelt.
• Koordination: Eine Due Diligence erfordert oft die Zusammenarbeit von verschiedenen Teams, wie Finanz-, Rechts- und Betriebsprüfern. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Teams effektiv zusammenarbeiten und Informationen effizient ausgetauscht werden.
• Vertraulichkeit: Es muss sichergestellt sein, dass diese Informationen nicht in die falschen Hände geraten und die Vertraulichkeit gewahrt bleibt.
• Risikobewertung: Eine Due Diligence muss Risiken identifizieren und bewerten, die mit der Transaktion verbunden sind. Dies kann sich schwierig gestalten, da einige Risiken möglicherweise nicht offensichtlich sind oder erst später auftreten können.
• Internationale Aspekte: Wenn ein Zielunternehmen in einem anderen Land ansässig ist, kann die Durchführung einer Due Diligence zusätzliche Herausforderungen mit sich bringen, wie zum Beispiel kulturelle Unterschiede, Sprachbarrieren und unterschiedliche Rechtsvorschriften.

Eine der größten Herausforderungen bei der Due Diligence besteht darin, die Vielzahl der Dokumente und Informationen, die im Rahmen der Prüfung benötigt werden, effizient zu verwalten. Die Dokumente müssen geordnet, strukturiert und vor allem sicher hinterlegt werden, um ein schnelles und effektives Arbeiten zu ermöglichen. Darüber hinaus gilt es, den Zugang zu den Dokumenten und Informationen zu kontrollieren und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können.

Das alles erfordert einen nicht zu vernachlässigenden Zeit- und Personalaufwand, was sich wiederum direkt in den Kosten für den Prüfungsprozess niederschlägt.

Exkurs: BGH-Urteil zu virtuellen Datenräumen – das ändert sich

Mit Urteil vom 15. September 2023 (V ZR 77/22) hat der Bundesgerichtshof die Pflichten des Verkäufers bei Transaktionen über virtuelle Datenräume neu definiert.

Der Verkäufer kann nun nicht mehr automatisch davon ausgehen, dass im Datenraum hinterlegte Informationen als offengelegt gelten. Stattdessen muss der Verkäufer aktiv dazu beitragen, dass relevante Informationen offengelegt werden, sodass der Käufer diese angemessen prüfen kann. Dabei gilt es künftig auch, die Geschäftserfahrenheit des Käufers und seine Aktivitäten im Datenraum zu berücksichtigen. Um dies lückenlos nachweisen zu können, empfiehlt sich eine Dokumentierung und Protokollierung dieser Aktivitäten.

Auf einen Blick: BGH-Urteil V ZR 77/22 – das ändert sich

Mit dem BGH-Urteil V ZR 77/22 vom 15. September 2023 werden Pflichten des Verkäufers deutlich verschärft:

👉 Bloßes Bereitstellen von Informationen reicht nicht aus
👉 Der Verkäufer muss sich ein Bild über Art und Umfang der Due Diligence machen
👉 Dabei sind Geschäftsgewandtheit des Käufers und seiner Berater zu berücksichtigen
👉 Verkäufer muss die Infrastruktur bereitstellen (professioneller Datenraum) und auf kritische Informationen hinweisen
👉 Entsprechende Klauseln sollten in den Letter of Intent und in den Kaufvertrag aufgenommen werden
👉 Die Enthaftung des Verkäufers bleibt abhängig von den Umständen des Einzelfalls

Mehr Details zum BGH-Urteil und zu den Pflichten des Verkäufers im virtuellen Datenraum erfahren Sie in unserem Interview mit Dr. Daniel Grewe von der Wirtschaftskanzlei Seitz.

Was ist ein virtueller Datenraum?

Ein virtueller Datenraum ist eine sichere Cloud-Lösung, die für den Austausch von sensiblen Daten und Dokumenten zwischen verschiedenen Parteien wie Käufern, Verkäufern, Investoren, Anwälten und Beratern während einer Geschäfts- oder Finanztransaktion genutzt wird. Der virtuelle Datenraum ermöglicht den Zugriff auf vertrauliche Daten nur für autorisierte Benutzer und bietet Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verbreitungsschutz für Dokumente. Er vereinfacht den Prozess des Austauschs von Informationen, erhöht die Effizienz und reduziert das Risiko von Datenlecks oder unautorisierten Zugriffen auf sensible Informationen.

Weitere Informationen rund um virtuelle Datenräume finden Sie in unserem kostenlosen Whitepaper „Anforderungen an einen virtuellen Datenraum“.

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• was grundlegende Anforderungen an einen virtuellen Datenraum sind,
• was Sie im Bereich Compliance beachten müssen und
• wie Sie eine optimale Produktivität von Anfang an sicherstellen können.

Due-Diligence-Checkliste: Diese Vorteile bietet der virtuelle Datenraum

Ein virtueller Datenraum kann dabei helfen, viele der genannten Herausforderungen bei der Durchführung einer Due Diligence zu meistern. Die Dokumente und Informationen lassen sich darin sicher und effizient ablegen und austauschen. Außerdem verfügen virtuelle Datenräume über zahlreiche Funktionen, die den Due-Diligence-Prozess erleichtern und beschleunigen können. So lassen sich beispielsweise für einen besseren Überblick die Dokumente in Kategorien und Unterordner unterteilen.

Diese Vorteile bietet ein virtueller Datenraum bei der Due Diligence

Zeitersparnis
Durch die Verwendung eines virtuellen Datenraums können Informationen schnell und effizient ausgetauscht werden, was Zeit spart und dabei hilft, Zeitpläne einzuhalten.

Effektive Informationsbeschaffung
Ein virtueller Datenraum bietet einen zentralen Ort für alle Dokumente und Daten, die während einer Due Diligence benötigt werden. Dies erleichtert die Informationsbeschaffung und sorgt dafür, dass alle erforderlichen Informationen jederzeit und für alle Beteiligten verfügbar sind.

Bessere Koordination
Ein virtueller Datenraum ermöglicht es verschiedenen internen und externen Teams, auch ortsunabhängig – und sogar mobil – effektiv zusammenzuarbeiten und Informationen reibungslos und ohne Medienbruch auszutauschen. Dies kann dazu beitragen, die Koordination zu verbessern und sicherzustellen, dass alle Teams stets auf dem gleichen Stand sind.

Verbesserte Vertraulichkeit
Ein virtueller Datenraum bietet eine sichere Umgebung für die Speicherung und den Austausch vertraulicher Dokumente. Es ist nur autorisierten Personen gestattet, auf die Informationen zuzugreifen, was die Vertraulichkeit gewährleistet.

Risikobewertung
Ein virtueller Datenraum kann dazu beitragen, Risiken während einer Due Diligence zu identifizieren und zu bewerten, indem er eine detaillierte Übersicht über alle verfügbaren Informationen bietet.

Internationale Aspekte
Ein virtueller Datenraum kann bei internationalen Transaktionen eine wertvolle Rolle spielen, indem er durch eine klare Struktur sowie Tools wie Kommentarfunktionen und individuelle Spracheinstellungen dazu beiträgt, Sprachbarrieren zwischen den Teilnehmern zu überwinden und es ermöglicht, unabhängig vom Standort des Zielunternehmens auf die benötigten Informationen zuzugreifen.

Neben den genannten Funktionen bieten virtuelle Datenräume eine Reihe von zusätzlichen Werkzeugen, die nicht nur helfen, den Schutz der Dokumente und Informationen zu gewährleisten, sondern zudem die digitale Zusammenarbeit maßgeblich erleichtern. Dazu gehören Must-haves wie

• digitale Wasserzeichen
• View-Only-Modus für Dokumente,
• Chat und Nachrichten
• anonyme Abstimmungsfunktion
• PDF-Viewer mit Kommentaren und Schwärzungen (Redactions)
• digitale Sitzungsmappen

Darüber hinaus empfiehlt sich auch ein revisionssicheres Journal, das alle Aktionen im Datenraum lückenlos dokumentiert. So können Unternehmen überwachen, wer welche Dokumente hochlädt, herunterlädt oder ansieht, um mögliche Sicherheitsrisiken zu identifizieren und zu minimieren.

Die Sealed-Cloud-Technologie:
Bester Schutz für sensible Daten im virtuellen Datenraum dank Confidential Computing

Was macht die virtuellen Datenräume von idgard so sicher, dass sie selbst für Daten mit allerhöchstem Schutzbedarf geeignet sind? Dahinter steckt die patentierte Sealed-Cloud-Technologie – und die wiederum basiert auf einem Confidential-Computing-Ansatz.

Confidential Computing ist ein Sicherheitskonzept, das sicherstellt, dass vertrauliche Daten nicht nur während der Übertragung („data in transit“) und Speicherung („data at rest“), sondern auch während der Verarbeitung („data in use“) zuverlässig geschützt sind. Dazu erfolgt diese in sicheren, hardwarebasierten Enklaven, sogenannten „Trusted Execution Environments“ (TEEs).

Dabei handelt es sich um vom Rest des Systems abgeschirmte Server-Segmente in zugangsbeschränkten Rechenzentren. Die Server verfügen über reduzierte Schnittstellen, flüchtige Speicher und gehärtete Betriebssysteme und sitzen darüber hinaus in sensorüberwachten Käfigen. Innerhalb dieser gehärteten Enklaven ist eine isolierte, geschützte und überprüfbare Datenverarbeitung möglich. Privilegierte Zugriffe (etwa durch Administratoren oder Mitarbeiter des Dienstanbieters) auf die unverschlüsselten Daten sind hier technisch ausgeschlossen.

Zusätzlich werden die Schlüssel innerhalb des gekapselten Systems automatisch aus von den Anwendern eingegebenen Nutzergeheimnissen generiert und beim Verlassen des Systems zerstört. Das System hat also keinen angreifbaren Schlüsselspeicher. Alle Daten und Dokumente verfügen jeweils über einen individuellen Schlüssel. So ist jederzeit höchste Vertraulichkeit gewährleistet – vor, während und nach der Due Diligence*.

*Nach dem Löschen des Datenraums werden auch alle darin enthaltenen Daten sicher und unwiederbringlich gelöscht.

Auch die Möglichkeit, den Zugriff auf Dokumente und Informationen individuell auf Basis von Rollen und Rechten zu kontrollieren, macht virtuelle Datenräume so wertvoll für die Due Diligence. Das heißt, nur autorisierte Personen haben Zugang zu den Dokumenten und Informationen, und nur zu solchen, die sie benötigen. Unternehmen können auch Zeitbeschränkungen für den Zugriff auf Daten festlegen, um sicherzustellen, dass etwa vertrauliche Unterlagen nicht länger als notwendig zugänglich sind.

Ein weiterer Vorteil von virtuellen Datenräumen besteht darin, dass sie flexibel und hochskalierbar sind. Unternehmen können also je nach Bedarf zusätzlichen Speicherplatz sowie weitere Nutzer hinzufügen.

Fazit: Ein virtueller Datenraum ist unverzichtbar für die Due Diligence

Virtuelle Datenräume sind eine effiziente und vor allem sichere Alternative zum physischen Datenraum und bieten zahlreiche Vorteile für die Durchführung von komplexen Prüfprozessen. Unternehmen können damit die Herausforderungen bei der Verwaltung und dem Austausch von Dokumenten und Informationen effektiv bewältigen. Virtuelle Datenräume bieten eine hohe Sicherheit und Flexibilität und sind daher eine ideale Wahl für Unternehmen, die eine Due Diligence durchführen müssen.

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