Virtuelle Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen: Tipps für die Cybersecurity
Ein kürzlich verabschiedetes Gesetz macht es möglich: Virtuelle Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen sind nun auch dauerhaft erlaubt. Was in Pandemiezeiten als Notlösung startete, ist nun offiziell durch die Bundesregierung gebilligt. Gute Nachrichten für international agierende Unternehmen: Denn wollen sie wettbewerbsfähig sein, darf die Arbeit des Aufsichtsrats nicht von der Digitalisierung ausgeschlossen sein. Dennoch bringt die Verlagerung in den virtuellen Raum einige Hürden mit sich – allen voran das Thema Cybersicherheit.
Die Bedrohungslandschaft im Bereich der Cybersicherheit hat sich in den letzten Jahren rasant entwickelt. So hat sich laut der aktuellen Studie „Cybersecurity 2022“[1] die Anzahl der Hackerangriffe im Jahresvergleich 2021-2022 in 77 Prozent der Unternehmen erhöht. Bei zehn Prozent war sogar ein starkes Wachstum zu spüren – und das trotz steigender Budgets für die IT-Sicherheit. Dass auch virtuelle Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen solchen Risiken ausgesetzt sind, ist offensichtlich. Denn hier geht es um bisweilen strengstens vertrauliche Geschäftsinformationen und strategische Inhalte, was diese Sitzungen zu attraktiven Angriffszielen für Kriminelle macht. Hier heißt es also, gewisse Vorkehrungen zu treffen, um die Vorteile virtueller Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen dennoch für sich nutzen zu können.
- Was sind die Vor- und Nachteile virtueller Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen?
- Welche Sicherheitsbedrohungen gibt es für virtuelle Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen?
- Worauf gilt es bei virtuellen Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen bezüglich Datenschutz und Compliance zu achten?
- 1. Datensicherheit bei Online-Aufsichtsratssitzungen
- 2. Schutz vertraulicher Daten in der virtuellen Aufsichtsratssitzung
- 3. Sensibilisierung der Teilnehmer an virtuellen Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen
- 4. Compliance bei der Vorstandssitzung
- 5. Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten bei der Board-Kommunikation:
- Welche technischen Voraussetzungen sind für virtuelle Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen zu erfüllen?
- Welche Kriterien muss eine Software für sichere virtuelle Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen erfüllen?
- Tipps für die Organisation und Durchführung virtueller Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen
- Fazit: Die Mischung macht‘s
Was sind die Vor- und Nachteile virtueller Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen?
Vorteile online stattfindender Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen gibt es viele, allen voran das bequeme Austauschen und Beschlussfassen ohne erforderliche Reisetätigkeit. Dadurch, dass An- und Abfahrt entfallen, reduziert sich nicht nur der Zeit- und Kostenaufwand, sondern auch der Reisestress für das Managing Board. Ganz abgesehen davon sind digitale Vorstandssitzungen erheblich umweltschonender. Dennoch gibt es auch diverse Nachteile. Im Folgenden finden Sie eine Gegenüberstellung der verschiedenen Plus- und Minuspunkte von online stattfindenden Aufsichtsratssitzungen.
| Vorteile virtueller Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen | Nachteile virtueller Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen |
|---|---|
| ➕ der zentrale Speicherort für alle für die Besprechung relevanten Dokumente ermöglicht den zeit- und ortsunabhängigen Zugriff und die Aktualisierung sowie Verteilung via Knopfdruck | ➖ die eingeschränkte persönliche Interaktion bei online stattfindenden Aufsichtsratssitzungen mindert die nonverbale Kommunikation und die soziale Dynamik, die für kritische Themen aber von Bedeutung sein können |
| ➕ ein Ausdruck der Unterlagen ist nicht mehr erforderlich, sodass ausgeschlossen ist, dass eine Sitzungsmappe etwa versehentlich irgendwo liegengelassen wird – und brisante Informationen in die Hände von Unbefugten gelangen | ➖ technische Herausforderungen, wie zum Beispiel eine schlechte Internetverbindung oder der Einsatz von Tools, die sich nicht für virtuelle Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen eignen |
| ➕ die geringere Reisetätigkeit für das Gremium bei online stattfindenden Aufsichtsratssitzungen reduziert Zeit- und Kostenaufwand sowie Reisestress | ➖ rechtliche Stolperfallen durch technische Störungen, wodurch digital gefasste Beschlüsse unter Umständen anfechtbar sind |
| ➕ erhöhte Flexibilität, dadurch sind kurzfristig angesetzte Meetings aus aktuellem Anlass bei den meist eng getakteten Terminplänen der Führungsriege besser möglich als bei Präsenzmeetings -> häufiger realisierbare Meeting-Teilnahme für die Einzelnen | ➖ sinkende Hemmschwellen durch Anonymität im digitalen Raum, wodurch Teilnehmer möglicherweise Vorschläge mit einem Klick ablehnen anstatt sie zu diskutieren |
| ➕ digitale Vorstandssitzungen sind erheblich umweltschonender: reduzierte Reisetätigkeit, keine Papierausdrucke u.a. | ➖ Sicherheitsrisiken der digitalen Board-Kommunikation durch ungeeignete Tools, beispielsweise ohne ausreichende Zugangskontrollen und -konzepte wie das Zero-Trust-Modell. |
| ➕ die wesentlich zielgerichtetere Diskussionskultur bei Online-Aufsichtsratssitzungen sorgt für deutlich höhere Effizienz und kürzere Entscheidungsprozesse. | |
| ➕ die fehlende Einschränkung hinsichtlich der Anzahl an Gästen bei virtuellen Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen gestattet, mehr Menschen zu erreichen als bei Präsenzveranstaltungen | |
| ➕ Teilnahme aus dem Ausland ist möglich (vorteilhaft für international tätige Unternehmen) | |
| ➕ erleichtertes aktives Partizipieren externer Personen & gezieltes Zuschalten von Gastteilnehmern, die ansonsten aufgrund der Distanz nicht hätten teilnehmen können | |
| ➕ deutlich reduzierter Zeitaufwand für Sitzungen – die gewonnene Zeit kann für weitere Termine oder bessere Work-Life-Balance genutzt werden. | |
| ➕ verbesserte Möglichkeit des Informationsaustauschs durch Features wie Chat- und Nachrichtenfunktionen oder anonyme Umfragen | |
| ➕ strafferes Sitzungsmanagement (Vor- und Nachbereitung)[2] |
Virtuelle Aufsichtsratssitzungen sind also nicht nur zeitgemäß, sondern tragen in vielerlei Hinsicht zu einer bequemen und nachhaltigen Arbeit von Vorständen & Co. bei. Doch zunächst müssen sich Aufsichtsräte, Vorstände und Gremien der Gefahren bewusst sein.
Welche Sicherheitsbedrohungen gibt es für virtuelle Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen?
Mögliche Sicherheitsbedrohungen für Online-Aufsichtsratssitzungen sind zahlreich. So etwa begünstigt die Nutzung unsicherer Videokonferenzplattformen unautorisierte Zugriffe auf vertrauliche Meetinginhalte. Unzureichende Verschlüsselung und Schwachstellen in der für die Vorstandssitzung genutzten Software wiederum können zu Datenschutzverletzungen führen.
Auch die lückenhafte Zugangskontrolle zu sensiblen Daten ist ein Vorbote von Datenschutzverletzungen. Umso erschreckender ist es, dass Zero-Trust-Konzepte laut der aktuellen Studie „Cybersecurity 2022“ gerade einmal bei 46 Prozent der Unternehmen Anwendung finden. Und das, obwohl lediglich fünf Prozent der befragten Betriebe das geräte- und standortunabhängige Arbeiten gänzlich untersagen.
Ein weiteres Problem: unsichere Heimnetzwerke. Aufsichtsratsmitglieder, die von zu Hause aus an der Sitzung teilnehmen, sind unter Umständen anfälliger für Angriffe, da ihr privates Netzwerk nicht die gleiche Sicherheitsstufe aufweist wie die unternehmenseigene Infrastruktur. Unzureichend gesicherte Router, unsichere WLAN-Passwörter oder veraltete Geräte sind Einfallstore für Hacker & Co. Wie die aktuellen Trends zeigen, sind dem Einfallsreichtum der Cyberkriminellen keine Grenzen gesetzt.
Worauf gilt es bei virtuellen Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen bezüglich Datenschutz und Compliance zu achten?
Hinsichtlich Datenschutz und Compliance gibt es bei virtuellen Aufsichtsratssitzungen einige Dinge zu beachten. Insbesondere geht es darum, folgende Aspekte sicherzustellen:
1. Datensicherheit bei Online-Aufsichtsratssitzungen
„Datensicherheit“ bezeichnet den angemessenen Schutz von Daten aller Art vor Diebstahl, Verlust, Löschung, unberechtigtem Zugriff, Verfälschung (Manipulation) und ähnlichen Bedrohungen. Während Online-Aufsichtsratssitzungen gilt es daher, für die Sicherheit sämtlicher Daten zu sorgen – nicht nur bei ihrer Übertragung und Speicherung („data in transit“ beziehungsweise “data at rest“), sondern auch während ihrer Verarbeitung („data in use“).
2. Schutz vertraulicher Daten in der virtuellen Aufsichtsratssitzung
Der Begriff „Datenschutz“ bezieht sich ausschließlich auf personenbezogene Daten und die rechtlichen Voraussetzungen für deren Erhebung, Verarbeitung und Speicherung. Daher ist schon allein die Wahl des geeigneten Standorts für das Rechenzentrum, in dem die Daten gespeichert und verarbeitet werden, äußerst wichtig. Um mit der DSGVO konform zu sein, heißt es, darauf zu achten, dass in einem Land mit ausreichendem Datenschutzniveau gehostet wird. Noch besser, wenn die Rechenzentren zudem von unabhängiger Stelle zertifiziert sind. Ebenfalls gilt es, darauf zu achten, dass personenbezogene Daten nur in dem Umfang verarbeitet werden, der für die Durchführung der Vorstandssitzungen erforderlich ist.
3. Sensibilisierung der Teilnehmer an virtuellen Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen
Alle an der Online-Sitzung teilnehmenden Aufsichtsräte sollten über die geltenden Datenschutzrichtlinien informiert sein und diese einhalten. Hierzu ist es sinnvoll, klare Richtlinien festzulegen, wie personenbezogene Daten während der Sitzungen behandelt werden sollen. Eine entsprechende Zugangskontrolle stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Sitzungsunterlagen und sensiblen Informationen haben.
Übrigens: Weitere Informationen zu den Themen Datenschutz und Datensicherheit finden Sie in unserem kostenlosen Whitepaper „Datensicherheit: So schützen Unternehmen ihre sensiblen und geschäftskritischen Daten“.
4. Compliance bei der Vorstandssitzung
Um Compliance und Revisionssicherheit bei digitalen Vorstandssitzungen zu gewährleisten, gilt es sämtliche durchgeführten Aktionen zu dokumentieren. So muss beispielsweise nachvollziehbar sein, wer welche Dokumente vor, während oder nach der virtuellen Aufsichtsrats- beziehungsweise Vorstandssitzung bearbeitet, gelöscht, heruntergeladen, kopiert oder eingesehen hat. Dies wird durch eine entsprechende Journalfunktion geregelt, die zudem eine Filterung nach bestimmten Nutzern, Aktionskategorien sowie Zeiträumen ermöglicht. So entsteht ein lückenloser und durchgängiger Audit Trail.
5. Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten bei der Board-Kommunikation:
Nicht nur aus Compliance-Gründen ist eine Protokollierung der Aktivitäten während virtueller Aufsichtsratssitzungen unabdingbar. Ein solches Protokoll stellt sicher, dass alle Beteiligten auch noch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen können, welche Themen besprochen wurden, welche Teilnehmer anwesend waren und welche Beschlüsse gefasst wurden. Um rechtliche Anforderungen und Compliance-Vorgaben zu erfüllen, heißt es für die Vorstände bei ihren Sitzungen geeignete Maßnahmen für die Archivierung von Sitzungsunterlagen und -protokollen zu ergreifen. Etwaige elektronische Aufzeichnungen sind ebenfalls korrekt und sicher aufzubewahren.
Welche technischen Voraussetzungen sind für virtuelle Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen zu erfüllen?
Für online stattfindende Aufsichtsratssitzungen sind bestimmte technische Voraussetzungen erforderlich, die eine reibungslose und sichere Kommunikation gewährleisten.
Vor der digitalen Mitgliederversammlung sollte sich der Vorstand vor allem diese Fragen stellen:
- Wie viele Teilnehmer sind zu erwarten (10, 100 oder gar 1.000)?
- Welche Endgeräte muss die Technik abdecken?
- Wie lassen sich alle Aufsichtsräte optimal einbinden?
- Wie lassen sich die Rechte der Anwesenden wahren?
- Gilt es, Wahlen abzuhalten? Wie komplex sind dabei die Prozesse?
- Wie stark ist mit Diskussionen zu rechnen?
- Ist die Wahrscheinlichkeit gegeben, dass einige Personen im Nachgang nach Anfechtungsgründen suchen?[4]
Ebenso gilt es, geeignete Hard- und Software für die Vorstandssitzung zu wählen. Insbesondere aufgrund der in diesen Besprechungen anfallenden streng vertraulichen Informationen lohnt es sich etwa, einen virtuellen Datenraum in Erwägung zu ziehen.
Welche Kriterien muss eine Software für sichere virtuelle Vorstands– und Aufsichtsratssitzungen erfüllen?
Folgende Aspekte sollte der virtuelle Datenraum aufweisen, um für eine sichere Board-Kommunikation zu sorgen:
Zertifizierung
Entsprechende Zertifikate (idealerweise TCDP-Schutzklasse III) können dabei helfen, einen Dienst mit dem passenden Schutzniveau zu finden.
DSGVO-konformer Standort des Rechenzentrums
Datenräume mit Standort in Deutschland oder Europa entsprechen den europäischen Sicherheitsstandards.
Betreiberabschirmung
Technische Maßnahmen wie Sealed Cloud-Technologie verhindern, dass IT-Administratoren, Cloud-Dienste oder der Datenraumbetreiber selbst Zugriff auf die enthaltenen vertraulichen Informationen haben (Betreiberabschirmung). Realisieren lässt sich dies beispielsweise durch einen Confidential-Computing-Ansatz.
Lizenz- und Gastmanagement
Nur weil ein Sitzungsmitglied Zugang zum virtuellen Datenraum hat, heißt es nicht automatisch, dass es auch Einsicht in alle darin enthaltenen vertraulichen Dokumente erhalten darf. Der Datenraumadministrator muss in der Lage sein, die Zugriffsberechtigungen auf Benutzer- und Dokumentenebene individuell festzulegen.
Sichere Nutzung von Standard-Technologien in der digitalen Vorstandssitzung
Auch über Notebooks, Smartphones & Co. muss die Teilnahme an der Online-Aufsichtsratssitzung möglich sein – und zwar sicher. Dies erfordert angemessene technische Vorkehrungen, die es gestatten, den virtuellen Datenraum über ein solches Mobilgerät zu betreten. Die Dokumente gilt es zu verschlüsseln, ebenso ist eine Funktion zur Fernlöschung nötig, falls das mobile Endgerät abhandenkommen sollte. Last but not least sollte der Datenraum eine Integrationsmöglichkeit von Standard-Videokonferenz-Tools bieten, so dass auch dann für Sicherheit in der Board-Kommunikation gesorgt ist, wenn Microsoft Teams & Co. zum Einsatz kommen.
Spezielle Funktionen für digitale Aufsichtsratssitzungen
Darüber hinaus sollte der virtuelle Datenraum über spezielle Funktionen für Online-Sitzungen verfügen, die dem Vorstand die Vor- und Nachbereitung des Meetings erleichtern. Dazu gehören etwa:
- ein PDF-Viewer
- eine Funktion zur Erstellung von Sitzungsmappen
- eine Chat-Funktion (inklusive Benachrichtigung)
- eine Abstimmungsfunktion für die Beschlussfassung
- die Möglichkeit, das Dokument via Wasserzeichen vor Verbreitung zu schützen
- eine Abstimmungsfunktion für die Beschlussfassung
- die Möglichkeit von Annotationen via Mobilgerät
- eine Redaction-Funktion (nicht rückgängig zu machende Schwärzung von Textteilen)
Bei der Wahl des virtuellen Datenraums sollten Unternehmen sicherstellen, dass der Anbieter hohe Sicherheitsstandards erfüllt und den spezifischen Anforderungen der Aufsichtsratssitzungen gerecht wird.
Tipps für die Organisation und Durchführung virtueller Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen
Damit virtuelle Aufsichtsratssitzungen gelingen, gibt es hier noch ein paar praktische Tipps, wie sich die Meetings effektiv und produktiv gestalten lassen:
1. Planung und Vorbereitung virtueller Aufsichtsratssitzungen
Terminplanung: Zuerst gilt es, einen für alle Personen im Aufsichtsrat oder Vorstand geeigneten Termin auszuwählen und für die Sitzung selbst genügend Zeit einzuplanen. Ist der Termin bestätigt, sollte er sofort in den Kalendern aller Teilnehmer geblockt werden. Bei fehlender Reaktion auf die Einladung sollte der Organisator rechtzeitig eine Erinnerung verschicken. Dies verhindert Absagen in letzter Minute.
Ziele festlegen: Der nächste Schritt besteht darin, die Ziele und erforderlichen Ergebnisse der Aufsichtsratssitzung klar zu definieren. Hier empfiehlt es sich, mit dem Protokoll der vorangegangenen Sitzung zu beginnen, um den Teilnehmern in Erinnerung zu rufen, was bereits besprochen wurde und was noch zu diskutieren ist.
Technische Vorbereitung: Hier gilt es, im Voraus zu prüfen, ob alle Teilnehmer über die erforderliche Hard- und Software für die Vorstandssitzung sowie eine stabile Internetverbindung verfügen.
2. Agenda-Design der Online-Aufsichtsratssitzung:
Die Gestaltung der Tagesordnung und die Protokollierung der Vorstandsitzungen sind für deren Effizienz von entscheidender Bedeutung. Bei der Agenda sind alle Themen zu priorisieren und der jeweilige angemessene Zeitrahmen festzulegen.
3. Moderation und Diskussionsführung in der Board-Kommunikation:
Auch sollte ein Moderator bestimmt werden, der für einen geregelten Ablauf der Online-Aufsichtsratssitzung sorgt und sicherstellt, dass alle Teilnehmer angemessen zu Wort kommen. Klare Regeln für Ablauf und Redezeit sind ebenfalls zu definieren, damit die Diskussion in geordneten Bahnen verläuft.
4. Entscheidungsfindung und Abstimmungsverfahren in der Vorstandssitzung:
Geht es in der Vorstands- oder Aufsichtsratssitzung darum, Beschlüsse zu fassen, heißt es im Vorfeld, den Teilnehmern alle erforderlichen Informationen zur Verfügung zu stellen und das Abstimmungsverfahren zu bestimmen, das zur Anwendung kommen soll.
5. Protokollierung der Aufsichtsratssitzung
Das Protokoll ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Aufsichtsratssitzung, sowohl aus rechtlicher Sicht als auch zur Sicherung der Ergebnisse. Auch sollten die Protokolle zeitnah verteilt werden, um eine ordnungsgemäße Dokumentation und Überprüfung durch die Teilnehmer zu ermöglichen. Mit einem Screenshot lässt sich die Anwesenheit der Vorstandsmitglieder nachweisen, ebenfalls ist es technisch meist möglich, die Sitzung aufzuzeichnen.
Eine sorgfältige Planung inklusive einer gut gestalteten Agenda, einer effektiven Moderation, klaren Entscheidungsverfahren und angemessener Protokollierung sind das A und O von virtuellen Vorstands- oder Aufsichtsratssitzungen.
Fazit: Die Mischung macht‘s
Gerade im internationalen Umfeld können sich auch Aufsichtsräte und Vorstände der Digitalisierung nicht mehr verschließen. Während Präsenztermine sicherlich weiterhin ihre Berechtigung haben, ist künftig eine gemischte Meetingkultur aus virtuellen und physischen Aufsichtsratssitzungen zu erwarten. Dabei gilt es jedoch, ein besonderes Augenmerk auf die Sicherheit der in den Meetings geteilten Informationen zu legen, damit für Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten gesorgt ist. Virtuelle Datenräume leisten hierbei hervorragende Dienste. Sie bieten eine sichere Plattform für den Austausch und die Speicherung vertraulicher Dokumente sowie fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie Betreiberabschirmung und Zugriffskontrollen. Dies gestattet es Unternehmen, ihre virtuellen Aufsichtsratssitzungen sicher und effizient zu gestalten.
Sind Sie an weiteren Informationen interessiert? Dann laden Sie jetzt unsere kostenlose Checkliste „Gremienarbeit – 6 Must-haves für Ihr digitales Sitzungsmanagement“ herunter!
Mit dieser Checkliste…
- lernen Sie verschiedene Ansätze der digitalen Gremienkommunikation kennen,
- stellen Sie die richtigen Fragen bei der Auswahl eines Tools für das Gremienmanagement und
- finden Sie den passenden Anbieter.
[1] https://www.computerwoche.de/a/cybersicherheit-ist-nicht-auf-kurs,3613038
[2] https://www.destatis.de/DE/Themen/Staat/Buerokratiekosten/Publikationen/Downloads-Buerokratiekosten/digitale-gremienarbeit.pdf
[3] https://sosafe-awareness.com/de/ressourcen/reports/cybercrime-trends-2023/
[4] https://www.dgvm.de/aktuell-die-virtuelle-mitgliederversammlung
Titelbild: Blue Planet Studio / Shutterstock (Standardlizenz)
